Branche · Leistungen

Security services ERP for rosters, sites and accurate billing

Guarding companies sell hours on sites; installers sell systems and service contracts. Both depend on accurate scheduling, licensed staff and billing that matches contract terms — and margins are often thin enough that unbilled hours make the difference.

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M01Planung / Dienstpläne
M02Zeiterfassung
M03Personal und Lohn
M04Vertrieb / Verträge
M05Buchhaltung
M06Außendienst

Kontext

ERP in der Branche sicherheitsdienste

The ERP connects contracts, rosters, timesheets, payroll and invoicing, and for installers, projects, equipment and maintenance contracts.

Kostenlose Odoo-Einrichtung

Kostenloses Open-Source-ERP für sicherheitsdienste, kostenlos eingerichtet

Wir installieren und richten Odoo Community, die kostenlose Open-Source-Edition von Odoo, ohne Kosten ein. Für die Software fallen keine Lizenzgebühren an, und die Einrichtung ist kostenlos.

Kostenlose Odoo-Einrichtung anfragen

Kostenlose Open-Source-Software

Odoo Community steht unter LGPLv3: keine Lizenzgebühr, keine Nutzerbegrenzung, kein Ablaufdatum.

Kostenlose Einrichtung

Wir installieren Odoo Community auf Ihrem Server und richten die Kern-Apps ein, die Ihr Unternehmen braucht.

Das Hosting liegt bei Ihnen

Hosting ist nicht enthalten. Sie betreiben Odoo auf Ihrem eigenen Server oder Cloud-Konto und zahlen Ihren Hosting-Anbieter direkt. Wir können Optionen empfehlen.

Kostenpflichtige Arbeit wird vorher angeboten

Datenübernahme, Anpassungen, Integrationen und Schulung gehen über die Einrichtung hinaus. Wir bieten sie vorab an, sodass nichts ohne Ihre Zustimmung berechnet wird.

01Operative Herausforderungen

Was meist schon vor dem ERP-Projekt hakt

Roster complexity

Shifts across many sites with last-minute changes.

Hours mismatch

Hours worked, paid and billed don't reconcile.

Licence compliance

Guards' licences expiring without notice.

Incident reporting

Reports on paper, slow to reach clients.

02Kernabläufe

Wie das ERP jeden Teil des Geschäfts abbilden sollte

Vertriebsablauf: Site contracts with hourly rates, overtime and holiday rules; installation quotes and maintenance contracts.
Beschaffung: Uniforms, equipment and security systems purchased.
Lager: Installer equipment stock and serialised devices.
Lager: Equipment stores for installers.
Buchhaltung: Billing from approved timesheets; payroll costs per site; contract margin.
CRM: Client sites, contracts and tenders.

03Branchen-Workflows

Workflows speziell für sicherheitsdienste

Rostering

Shifts planned per site with qualified, licensed staff.

Clock-in verification

Mobile clock-in with location checks.

Timesheet to invoice and payroll

Approved hours drive both billing and pay.

Incident reports

Mobile reports with photos shared with clients.

04 — Reporting

Berichte, die aus dem System kommen sollten, nicht aus einer Tabelle

Contract margin by site
Hours billed vs paid
Licence expiry status
Overtime by site
Incident volume by site
Installer project margin

05 — Compliance

Compliance-Aspekte

Security licensing, labour law on working hours and overtime, and data protection for CCTV and incident records. Track licences and training against staff.

Regulatorische Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Wir konfigurieren das System so, dass es Ihre Pflichten unterstützt; klären Sie konkrete Vorgaben mit Ihrem Wirtschaftsprüfer oder Compliance-Berater.

06 — Integrationen

Systeme, mit denen das ERP sprechen muss

Payroll, mobile workforce apps, alarm monitoring platforms and client portals are typical integrations.

07KI-Potenziale

Wo KI hier wirklich nützt

Praktische Einsatzfelder auf Basis sauberer ERP-Daten. Keines ersetzt es, zuerst die Kernvorgänge richtig aufzusetzen.

Incident report drafting

Turn brief notes into structured incident reports.

Roster gap detection

Highlight shifts without qualified cover.

Tender drafting

Draft responses to security tenders from past submissions.

08ERP-Module

Module einer typischen Einführung

M01Planung / Dienstpläne
M02Zeiterfassung
M03Personal und Lohn
M04Vertrieb / Verträge
M05Buchhaltung
M06Außendienst
M07Lager
M08Dokumente

09Roadmap

Einführungs-Roadmap

01
Staff and sites
Employees, licences and site contracts.
02
Rostering and time
Shift planning and mobile clock-in.
03
Billing and payroll
Shared approved hours.
04
Client reporting
Incident reports and portals.

10Häufige Fehler

Fehler, die wir immer wieder sehen

Separate rostering and billing

Different hour sources cause disputes.

Manual licence checks

Automate expiry alerts.

Ignoring contract rules

Overtime and holiday rates must be configured.

Paper reports

Digital reports improve client trust.

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KI-Automatisierung2 Min. Lesezeit

AI in ERP: Where It Helps, Where It Doesn't, and How to Start

A grounded look at AI in ERP: document processing, support and sales assistance, natural-language reporting — plus the limits, risks, controls and how to choose a first use case.

30. Sept. 2026

FAQ

Häufige Fragen

Can guards clock in on mobile?

Yes, with mobile attendance and optional location verification.

Can billing use the same hours as payroll?

Yes, approved timesheets can drive both.

Can we track licences?

Yes, as employee documents with expiry alerts.

Gibt es ein kostenloses ERP für sicherheitsdienste?

Ja. Odoo Community ist ein kostenloses Open-Source-ERP, das Vertrieb, Einkauf, Lager, Fakturierung und mehr für Unternehmen der Branche sicherheitsdienste abdeckt. ERP Builders richtet es kostenlos ein; Sie zahlen nur Ihr eigenes Hosting und zusätzliche Arbeiten, die Sie wünschen.

Ist das Hosting in der kostenlosen Odoo-Einrichtung enthalten?

Nein. Die Einrichtung ist kostenlos, Hosting ist aber nicht enthalten. Sie betreiben Odoo auf Ihrem eigenen Server oder Cloud-Konto und zahlen den Anbieter direkt. Wir empfehlen gern ein Hosting passend zu Ihrer Größe.

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Nächster Schritt

Hours worked, paid and billed don't match?

We will connect rosters, payroll and billing.

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