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ERP Builders

Branche · Leistungen

ERP for maintenance and facilities service providers

Maintenance contractors manage thousands of assets across client sites — HVAC units, lifts, fire systems, electrical installations — each with service schedules, compliance inspections and repair histories. Contracts define response times and what is included.
  • M01Außendienst
  • M02Instandhaltung
  • M03Helpdesk
  • M04Lager
  • M05Vertrieb / Verträge
  • M06Buchhaltung

Kontext

ERP in der Branche instandhaltungsdienste

The ERP must turn contracts into scheduled work, track reactive jobs against SLAs, and bill accurately for what is in and out of scope.

Kostenlose Odoo-Einrichtung

Kostenloses Open-Source-ERP für instandhaltungsdienste, kostenlos eingerichtet

Wir installieren und richten Odoo Community, die kostenlose Open-Source-Edition von Odoo, ohne Kosten ein. Für die Software fallen keine Lizenzgebühren an, und die Einrichtung ist kostenlos.

01

Kostenlose Open-Source-Software

Odoo Community steht unter LGPLv3: keine Lizenzgebühr, keine Nutzerbegrenzung, kein Ablaufdatum.

02

Kostenlose Einrichtung

Wir installieren Odoo Community auf Ihrem Server und richten die Kern-Apps ein, die Ihr Unternehmen braucht.

03

Das Hosting liegt bei Ihnen

Hosting ist nicht enthalten. Sie betreiben Odoo auf Ihrem eigenen Server oder Cloud-Konto und zahlen Ihren Hosting-Anbieter direkt. Wir können Optionen empfehlen.

04

Kostenpflichtige Arbeit wird vorher angeboten

Datenübernahme, Anpassungen, Integrationen und Schulung gehen über die Einrichtung hinaus. Wir bieten sie vorab an, sodass nichts ohne Ihre Zustimmung berechnet wird.

01Operative Herausforderungen

Was meist schon vor dem ERP-Projekt hakt

01

Planned maintenance slipping

Scheduled visits missed or not recorded.

02

SLA breaches

Response times not measured until clients complain.

03

Scope disputes

Unclear whether repairs are covered by contract.

04

Subcontractor coordination

Specialist work subcontracted without tracking.

02Kernabläufe

Wie das ERP jeden Teil des Geschäfts abbilden sollte

Vertriebsablauf
Maintenance contracts with fixed fees and rates for out-of-scope work.
Beschaffung
Parts and subcontractor services purchased against jobs.
Lager
Parts stock in stores and vans.
Lager
Parts stores and van replenishment.
Buchhaltung
Contract revenue, chargeable work billing and profitability per contract.
CRM
Client sites, contracts and renewals.

03Branchen-Workflows

Workflows speziell für instandhaltungsdienste

01

PPM scheduling

Planned visits generated from asset schedules.

02

Reactive jobs with SLA

Response targets by priority, with timers and escalations.

03

Scope check

Jobs marked in or out of contract scope before work proceeds.

04

Compliance certificates

Inspection results and certificates stored per asset.

04 — Reporting

Berichte, die aus dem System kommen sollten, nicht aus einer Tabelle

  • PPM completion rate
  • SLA compliance by client
  • Contract profitability
  • Asset failure frequency
  • Out-of-scope revenue
  • Subcontractor performance

05 — Compliance

Compliance-Aspekte

Statutory inspections (fire safety, gas, electrical, lifts), technician qualifications and health and safety records. Certificates and records per asset support client audits.

Regulatorische Anforderungen unterscheiden sich je nach Rechtsordnung. Wir konfigurieren das System so, dass es Ihre Pflichten unterstützt; klären Sie konkrete Vorgaben mit Ihrem Wirtschaftsprüfer oder Compliance-Berater.

06 — Integrationen

Systeme, mit denen das ERP sprechen muss

Client helpdesk systems, building management systems, mobile apps and accounting integrations are typical.

07KI-Potenziale

Wo KI hier wirklich nützt

Praktische Einsatzfelder auf Basis sauberer ERP-Daten. Keines ersetzt es, zuerst die Kernvorgänge richtig aufzusetzen.

01

Request triage

Classify client requests by trade and priority.

02

Report drafting

Draft client visit reports from technician notes.

03

Asset risk signals

Highlight assets with repeated failures.

08ERP-Module

Module einer typischen Einführung

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  • M04Lager
  • M05Vertrieb / Verträge
  • M06Buchhaltung
  • M07Einkauf
  • M08Dokumente

09Roadmap

Einführungs-Roadmap

  1. 01

    Asset register

    Client sites and assets with schedules.

  2. 02

    Contracts and PPM

    Contract terms generating planned work.

  3. 03

    Reactive and SLA

    Helpdesk and SLA tracking.

  4. 04

    Billing and insight

    Out-of-scope billing and reporting.

10Häufige Fehler

Fehler, die wir immer wieder sehen

01

Incomplete asset registers

PPM is only as good as asset data.

02

SLAs not configured

Measure response from the moment requests arrive.

03

Scope ambiguity

Define contract inclusions clearly in the system.

04

Certificates on paper

Digitise compliance records.

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FAQ

Häufige Fragen

Can we track SLAs?

Yes, with priority-based targets and timers on jobs and tickets.

Can clients log requests online?

Through a portal or email-to-ticket integration.

Can we bill out-of-scope work automatically?

Jobs flagged as chargeable can be invoiced using contract rates.

Gibt es ein kostenloses ERP für instandhaltungsdienste?

Ja. Odoo Community ist ein kostenloses Open-Source-ERP, das Vertrieb, Einkauf, Lager, Fakturierung und mehr für Unternehmen der Branche instandhaltungsdienste abdeckt. ERP Builders richtet es kostenlos ein; Sie zahlen nur Ihr eigenes Hosting und zusätzliche Arbeiten, die Sie wünschen.

Ist das Hosting in der kostenlosen Odoo-Einrichtung enthalten?

Nein. Die Einrichtung ist kostenlos, Hosting ist aber nicht enthalten. Sie betreiben Odoo auf Ihrem eigenen Server oder Cloud-Konto und zahlen den Anbieter direkt. Wir empfehlen gern ein Hosting passend zu Ihrer Größe.

Nächster Schritt

PPM and SLAs under control?

We will review your contract-to-job flow.