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ERP Builders

Sector · Servicios

Security services ERP for rosters, sites and accurate billing

Guarding companies sell hours on sites; installers sell systems and service contracts. Both depend on accurate scheduling, licensed staff and billing that matches contract terms — and margins are often thin enough that unbilled hours make the difference.
  • M01Planificación / cuadrantes
  • M02Partes de horas
  • M03RR. HH. y nóminas
  • M04Ventas / contratos
  • M05Contabilidad
  • M06Servicio de campo

Contexto

El ERP en servicios de seguridad

The ERP connects contracts, rosters, timesheets, payroll and invoicing, and for installers, projects, equipment and maintenance contracts.

Instalación gratuita de Odoo

ERP de código abierto gratuito para servicios de seguridad, instalado gratis

Instalamos y configuramos sin coste Odoo Community, la edición gratuita y de código abierto de Odoo. El software no tiene licencia de pago y la instalación no se cobra.

01

Software libre y gratuito

Odoo Community se distribuye con licencia LGPLv3: sin coste de licencia, sin límite de usuarios y sin caducidad.

02

Instalación gratuita

Instalamos Odoo Community en su servidor y configuramos las apps principales que necesita su negocio.

03

El alojamiento es suyo

El alojamiento no está incluido. Odoo funciona en su propio servidor o cuenta en la nube y usted paga directamente a su proveedor. Podemos recomendarle opciones.

04

El trabajo de pago se presupuesta antes

La migración de datos, la personalización, las integraciones y la formación van más allá de la instalación. Las presupuestamos por adelantado, así que no se factura nada sin su conformidad.

01Retos operativos

Lo que suele fallar antes de empezar el proyecto ERP

01

Roster complexity

Shifts across many sites with last-minute changes.

02

Hours mismatch

Hours worked, paid and billed don't reconcile.

03

Licence compliance

Guards' licences expiring without notice.

04

Incident reporting

Reports on paper, slow to reach clients.

02Flujos principales

Cómo debe gestionar el ERP cada parte del negocio

Flujo de ventas
Site contracts with hourly rates, overtime and holiday rules; installation quotes and maintenance contracts.
Compras
Uniforms, equipment and security systems purchased.
Inventario
Installer equipment stock and serialised devices.
Almacén
Equipment stores for installers.
Contabilidad
Billing from approved timesheets; payroll costs per site; contract margin.
CRM
Client sites, contracts and tenders.

03Flujos del sector

Flujos específicos de servicios de seguridad

01

Rostering

Shifts planned per site with qualified, licensed staff.

02

Clock-in verification

Mobile clock-in with location checks.

03

Timesheet to invoice and payroll

Approved hours drive both billing and pay.

04

Incident reports

Mobile reports with photos shared with clients.

04 — Informes

Informes que deberían salir del sistema, no de una hoja de cálculo

  • Contract margin by site
  • Hours billed vs paid
  • Licence expiry status
  • Overtime by site
  • Incident volume by site
  • Installer project margin

05 — Cumplimiento normativo

Aspectos de cumplimiento

Security licensing, labour law on working hours and overtime, and data protection for CCTV and incident records. Track licences and training against staff.

Los requisitos normativos varían según la jurisdicción. Configuramos el sistema para respaldar sus obligaciones; confirme las normas concretas con su auditor o asesor de cumplimiento.

06 — Integraciones

Sistemas con los que el ERP debe comunicarse

Payroll, mobile workforce apps, alarm monitoring platforms and client portals are typical integrations.

07Oportunidades de IA

Dónde resulta realmente útil la IA aquí

Usos prácticos que se apoyan en datos ERP limpios. Ninguno sustituye a tener primero bien resueltas las transacciones principales.

01

Incident report drafting

Turn brief notes into structured incident reports.

02

Roster gap detection

Highlight shifts without qualified cover.

03

Tender drafting

Draft responses to security tenders from past submissions.

08Módulos ERP

Módulos que incluye una implantación típica

  • M01Planificación / cuadrantes
  • M02Partes de horas
  • M03RR. HH. y nóminas
  • M04Ventas / contratos
  • M05Contabilidad
  • M06Servicio de campo
  • M07Inventario
  • M08Documentos

09Hoja de ruta

Hoja de ruta de la implementación

  1. 01

    Staff and sites

    Employees, licences and site contracts.

  2. 02

    Rostering and time

    Shift planning and mobile clock-in.

  3. 03

    Billing and payroll

    Shared approved hours.

  4. 04

    Client reporting

    Incident reports and portals.

10Errores habituales

Errores que vemos una y otra vez

01

Separate rostering and billing

Different hour sources cause disputes.

02

Manual licence checks

Automate expiry alerts.

03

Ignoring contract rules

Overtime and holiday rates must be configured.

04

Paper reports

Digital reports improve client trust.

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Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes

Can guards clock in on mobile?

Yes, with mobile attendance and optional location verification.

Can billing use the same hours as payroll?

Yes, approved timesheets can drive both.

Can we track licences?

Yes, as employee documents with expiry alerts.

¿Existe un ERP gratuito para servicios de seguridad?

Sí. Odoo Community es un ERP gratuito y de código abierto que cubre ventas, compras, inventario, facturación y más para empresas de servicios de seguridad. ERP Builders lo instala gratis; usted solo paga su propio alojamiento y el trabajo adicional que decida añadir.

¿Incluye el alojamiento la instalación gratuita de Odoo?

No. La instalación es gratuita, pero el alojamiento no está incluido. Odoo funciona en su propio servidor o cuenta en la nube y usted paga directamente al proveedor. Podemos recomendarle un alojamiento adecuado a su tamaño.

Siguiente paso

Hours worked, paid and billed don't match?

We will connect rosters, payroll and billing.